電子帳簿保存法対応と検索性の向上
お客様の課題｜電子帳簿保存法遵守とReportFiling活用
お客様の課題として、電子帳票保存法の要件に準拠するため、出力されたCSVファイルを取引先ごとに分割し保存したいといったニーズがございました。
この課題に対し、取引先ごとにまとまったCSVを取得し、個別のCSVに分割、それぞれのCSVから電子帳票保存法の要件に関連する情報を抽出し検索のためのキーファイルを作成しました。
また、個別のCSVから帳票のPDFを生成し、生成したPDFとキーファイルをReportFilingが監視しているフォルダにアップロード。このフォルダにアップロードされた書類はキーファイルに含まれる情報を検索条件として利用可能な状態にしました。
システム構成図 システム全体の手順概要
| 手順 | 項目 | 詳細 |
|---|---|---|
| ① | IBM i | 既存の帳票システムからネットワークで転送 |
| ② | 取引先ごとに分ける | 帳票定義を利用して、出力されたCSVを取引先ごとに分割 |
| ③ | 店舗ごとに合分ける | 分割されたCSVを店舗毎に整理 |
| ④ | 検索用INDEXファイルの生成 | 必要な情報を抽出し、検索用のキーファイルを作成 |
| ⑤ | ListWorks | 帳票データの処理を行う |
システム導入効果 電子帳簿保存法遵守かつ効率化を実現
■法令遵守の確保
電子帳簿保存法を遵守することで、法的義務を果たすことが可能
これにより、企業は信頼性を高めることができる
■効率の向上
電子帳簿は手動での記録や整理に比べて効率化が図れ、データの検索、整理が容易であり、膨大な量の情報を素早くアクセスできる。これにより、業務効率が向上し、生産性が向上する
■コスト削減
電子帳簿を採用することで、印刷や保管にかかるコストを削減できる
まとめ
今回の取り組みでは、お客様の課題に対応するため、出力したCSVファイルを店舗ごとに分割し、電子帳票保存法の検索要件に準拠する情報を抽出しキーファイル化しました。また、それぞれのCSVから帳票のPDFを生成しています。これらのファイルをReportFilingが監視するフォルダにアップロードすることで、要件への適合を確保しました。法的要件への適合に加えて、企業の業務プロセスの改善とコスト削減に貢献しました。
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