当社で使っているクラウドサービスについて

企業で活用されているクラウドサービスのジャンル

クラウドサービスのジャンルとは、用途や目的に応じたサービスの分類のことを指します。

企業向けのものとしては、コンピュータリソース、ストレージ、データベースサービス、ネットワーク、アプリケーション開発・運用管理・セキュリティ・機械学習・IoT・モバイルなどがパッケージされたGCP（Google Cloud Platform）、AWS（Amazon Web Services）、Microsoft Azureがその代表格です。

今回は当社で実際に使っているクラウドサービスについて2つほどご紹介いたします。

 

Box

まず1つ目のご紹介はストレージ目的に使用しているBoxというクラウドサービスです。

クラウドストレージとは、インターネット上にあるディスクドライブのようなものです。パソコンのドライブのように、あらゆる形式のファイルをインターネットのサーバーに保存することができます。

インターネットを介して操作するため、どこからでもファイルを編集でき、また同時に何人かで作業することも可能です。働き方改革の推進によりワークスタイルが多様化する昨今において、クラウドストレージは必要不可欠と言っても過言ではありません。

Boxは、世界で約100,000社の企業や組織、そして日本では7,300社以上が採用しているクラウドストレージサービスです※。新しく使う方でも特別なトレーニング無しで直ぐに、いつでもどこでもファイルの共有や編集が容易なユーザビリティに加え、セキュリティ面、コラボレーション面でも多くの企業から信頼を得ています。

 

Boxのクラウドストレージの特徴

<用途に合わせた4つのプラン>

Boxには、組織の規模や共有したいファイルの容量、利用用途などに応じたさまざまなプランがあります。個人向けや中小企業向けのプランから高度なコンテンツ管理を可能とするエンタープライズ向け、およびBoxをPaaSのように使う特別なプランまで大きく4種あり、そのなかから、さらに用途や予算に合わせてライセンスを選べます。

文書ファイルだけでなく、容量の大きい動画ファイルや議事録、稟議書などのデータを一括して保存できる、さらにそれはBox直接ではなく、業務アプリケーション越しにも同じことができるため、必要な業務ファイルにすばやくアクセスでき、かつセキュリティも内部統制も管理できます。オフィスからでも自宅からでも出先からでも業務ファイルにセキュアにアクセスできるようになり、Boxを使うことでコンテンツの利用と管理が変わり、企業の効率化と必要な統制が自然と進むでしょう。

<Box Driveで楽々操作、Box Syncでオフライン編集も可能>

Boxは、クラウドストレージなので基本はオンラインで利用するものですが、インターネットにつながっていないオフラインでも「Box Sync」という専用のツールを使うことにより作業が可能です。Box SyncはBoxの専用アプリケーションで、パソコン本体のドライブにアプリをインストールして使います。

ローカル環境で編集した内容は、インターネットにつないでサーバーに保存されている同名ファイルと同期することにより、更新した内容が反映されるしくみです。Box Syncがあれば、移動中やインターネットの通信環境が悪いときでも、安心して作業が続けられます。

より多く使われているツールが、ブラウザ以外でもBoxに素早くアクセスできる「Box Drive」というアプリです。

Box Driveも、ブラウザを使わずに直接デスクトップから目的のファイルにアクセスして編集作業ができます。こちらは、インターネットのサーバーに保存されているファイルをデスクトップアプリから直接開いて作業することになるため、常時インターネットの接続が必要です。Box Driveはモバイルアプリも用意されているため、iPhoneやiPadといったPCではないデバイスでも同じことができます。

<メール通知機能>

Boxには、自分が参加しているフォルダ内でファイルの編集や削除、コメントがあったときにメールで通知してくれる機能があります。たとえば、急ぎの作業で作業者から@メンションでコメントがあった場合にはすぐにメール通知で知らせてくれるため、コメントを見逃すことなく迅速な対応が可能です。

通知機能は、どの操作で通知がくるか自由に設定できる他、重要度や優先順に応じてフォルダごとの設定も可能です。複数の作業者が編集作業に関わっていて、管理者が常時見ていられない場合などに特に重宝するでしょう。

 

Chatwork

2つ目のご紹介はビジネスチャット目的に使用しているChatworkというクラウドサービスです。

Chatworkとはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。プライベートで使用するチャットというとLINEがありますが、このLINEの「ビジネス版のような」チャットがChatworkになります。

ビジネスでもLINEを使用して社内の連絡をおこなっている会社もあると思いますが、アイコンやタイムラインなどのプライベートな内容（タイムラインは非表示にはできますが）などもあり抵抗があるという方もおらえると思います。

また、カメラで撮影した画像などは送信できますが、Word、ExcelファイルやPDFなどは送信できないデメリットもあります。
そこで、ビジネスでも安心して活用できるのでChatworkになります。

 

Chatworkの特徴

<グループチャット>

LINEと同じようにグループを作成できます。アカウントは個人単位で取得して、会社のグループを作成することにより一斉の連絡なども可能です。
また、社内グループ以外にも社外の複数の方とのグループを作成することも可能です。

これにより、クライアントの管理部門の方が、実際に依頼を出す営業部の方の内容を把握してチェックすることも可能です。

<ファイル送信・管理>

LINEなどにはない機能として大きいのがファイル送信機能（ドラッグだけで送信可）です。

ビジネスで使用するWord、ExcelファイルやPDFなどが送信でき、当社のような業種で使用するPhotoshopやIllustratorなどのファイル、圧縮したファイルが送信できます。メールの場合、ファイルサイズがオーバーして送れない。代わりにギガファイル便のようなファイル送信サービスを使用するという煩雑さがありません。

<ビデオ・音声通話>

ビデオ通話や音声通話は、パソコンなどのデバイスにカメラやマイクがついていることが前提となりますが、可能となっています。

また、画面共有機能はウェブ版のみ活用できます。同じ資料を見ての打合せやグループでの打合せの際に活用できます。

例えば、お客様との資料を活用した打ち合わせやPCソフトの操作説明などにも活用できます。

 

まとめ

クラウドサービスの概要やFBIで使っているクラウドサービスについて少しだけご紹介しました。近年では、自社専用のクラウドサービスである「プライベートクラウド」と、誰でも利用できる「ハブリッククラウド」を組み合わせてサービスやシステムを開発する「ハイブリッドクラウド」が導入されたり、企業それぞれのニーズに応える「エンタープライズクラウド」が登場したりと、利用しやすい環境が整いつつあります。ぜひ自社にとって最適なサービスを利用し、ビジネスに役立ててください。

また、弊社でもBoxの導入サービス等を行っておりますのでオンラインストレージで気になっていることがありましたらお気軽にご連絡ください。

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執筆者プロフィール

皆さまこんにちは！
株式会社福岡情報ビジネスセンター眞清水と申します。
皆さまの日々の業務、私生活に少しでも力になるような記事を書いていこうと考えております。

早速ですが、今回は【当社で使っているクラウドサービスについて】というタイトルで記事を書かせていただきました。
ぜひ一度目を通してみてください。