日報を書く目的とは？

こんにちは！福岡情報ビジネスセンターのマーケティング担当の東です。

弊社では業務の一環として、全社員が毎日必ず「日報」を記入し提出しています。かく言う私もその１人です。

日報を書いていらっしゃる方の中には「日報に一体なんの意味があるの？」「目的がわからず書くのが面倒…」と感じている方も多いのではないでしょうか？

そこで今回のブログでは、そのような方に向けて日報の良いところ、特に目的や期待できる効果について簡単にまとめてみました。
日々の日報作成のモチベーションに少しでもお役立ていただけますと幸いです。

そもそも日報って何？

一般的に「日報」とは、１日の業務について取りまとめた報告書を指します。
（主に日刊の新聞や報道を指して日報という場合もあります。）

一口に「１日の業務について取りまとめた報告書」といっても、業界や業種によって報告の形態や内容は様々です。

・お客様対応や業務内容を文章で報告する
・１日の作業の進捗状況を数値で定量的に記録する
・その他「運転日報」などの法律で作成が義務付けられている日報など

提出方法も紙やメール・Excel・専用システム・チャットなど、組織や企業によって異なります。

弊社では、以前はExcelを使用し日報の作成と提出を行っていました。
現在は自社で開発したWeb日報管理システム「Power-Report」を使用し、システム上で日報を入力後、日報を送りたい相手（上長やチームメンバーなど）へ自動でメール送信しています。

何のために日報を書くの？

日報を書く目的は、大きく分けて下記の3つです。

日報の形式によって差異はありますが、概ねこの３つのどれかに当てはまるのではないでしょうか。

会社から具体的な指示がある場合は良いのですが、特にそういった指示がなく「なんとなく日報を書いている…」という方は、この３つを意識すると報告すべき内容が明確になり、日々の日報がほんの少し書きやすくなるかもしれません。

日報には効果がある？

前述した３つの目的のうち(１)に着目して、日報がもたらす効果を考えてみましょう。

（１）その日の業務内容・進捗状況をチームメンバー（同僚）や管理者（上司）に報告する

→自身の業務（作業・案件）の進捗状況を他者や組織全体に把握してもらえる。

進捗状況の共有は関係が遠くなればなるほど難しくなります。部下と上司の間ではタイムリーな情報共有は実現しやすいですが、それが上司の上司、途中から参画したメンバー…となると、情報共有の難易度はグッと上がります。
（プロジェクトマネージャーや制作進行をイメージしていただけると、わかりやすいかもしれません。）

日報でその日の業務内容・進捗状況をきちんと報告できていれば、報告を受ける管理者は確認したい作業メンバーの進捗状況を確実に把握することができるため、管理の難易度が下がります。

また、管理者や他のメンバーが日報に記された進捗状況を見て、作業につまづきがあると感じた場合、日報提出者に対して早い段階での助言や企画・案件の見直しなどのサポートを行うことができます。これは、管理者・日報提出者のどちらにとっても良い効果です。

まとめ

(１)～(３)のうちいずれの目的で書かれた日報すべてに共通して言えることですが、「日報の目的を意識し、必要な情報をしっかり書く」ことが意味のある日報の大前提となります。

このブログを読んで、「なんとなくで日報を書いていたけれど、書く内容を見直してみようかな」「意味があると思えばそこまで面倒ではないかも！」と少しでも日報作成に対して前向きな気持ちになっていただけたら嬉しいです。

次回以降のブログでは(２)(３)の効果や、日報の提出を楽にするちょっとした工夫などをお伝えできればと思います。
最後まで読んでいただきましてありがとうございました！

▼　次回のブログはこちら！

日報を書くメリット・効果とは？おすすめの工夫も紹介！