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前回のブログのおさらい

前回のブログでは、日報を書く目的、またそのメリットや効果についてご紹介しました。

「（１）その日の業務内容・進捗状況をチームメンバー（同僚）や管理者（上司）に報告する」という目的を持って書いた日報には、自身の業務（作業・案件）の進捗状況を他者や組織全体に確実に把握してもらえるというメリットがあります。

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日報を書く目的とは？

それでは、残りの（２）（３）の目的で書いた日報にはどのようなメリットや効果があるのでしょうか？

日報がもたらすメリット・効果とは？

業務・タスク・案件の振り返りや整理を行った場合

→　進捗状況やナレッジを記録できるため、次回の仕事がスムーズになる

仕事を振り返り、進捗状況を文章にする過程で、「何をどこまで取り組んだから、次回にすべきことはこれ」と頭の中が整理されます。文章は日報として手元に残っているので、始業時に前日の日報を見れば、その日の仕事を効率的に進めることができます。

更に、受け取った上司やメンバーも負荷状況や進捗を把握できるため、状況に応じ采配を行うなど迅速な意思決定が出来ます。

また、日報を書くことでナレッジが蓄積されるため、仕事の対応がスムーズになります。例えば、トラブルやイレギュラーな事象が起きた場合に、その内容や原因、どのように対処したかを書くことで、似た状況の時に日報を参照すれば素早く対応することが可能です。

自由に所感（問題点・改善策・気づきなど）を記した場合

→　アイデアやコミュニケーションのきっかけになる

日報は基本的に、誰かに宛てたメールやチャット、報告書ではないため、自由に所感（問題点・改善策・気づきなど）を書くのもアリです。なんとなく書いた所感が、新しいアイデアや業務改善の糸口になるかもしれません。

直属の管理者だけでなく、同僚や他のチームのメンバーに日報を公開すれば、普段の仕事で接する機会がない人とコミュニケーションを取るきっかけになります。

例えば、私個人の例ですが、以前こんなことがありました。

＜　直属の上司・同僚とのコミュニケーション　＞

※弊社で使用している「Power-Report」は、システムに日報を入力し「送信」ボタンを押下すると、書いた日報が自動で、指定したアドレスへメール送信される仕組みです。

→　日報を通じて、同じ部署内のメンバーとコミュニケーションを取るきっかけになりました。

＜　別部署のマネージャーのAさんとのコミュニケーション　＞

→　日報に何気なく書いたコメントが、ミスを防ぐきっかけになりました。

日報作成に役立つおすすめの3つの工夫！

日報を書くのは大切ですが、毎日きれいにしっかり書くのって大変ですよね。
そこで、毎日の日報作成にちょっと役立つおすすめの工夫を3つご紹介します。

テンプレートを作る

日報に必要な項目すべてを毎日、1から入力するのは骨が折れる作業です。

作業内容・作業時間・所感・今後の予定など、テンプレートを作成しそれに沿って日報を書いたり、コピー＆ペーストで繰り返し使うなど、テンプレートを活用すれば日報作成にかかる時間を短縮することができます。

インターネット上に公開されている、誰でも自由に使うことができるテンプレートをダウンロードして使うのも、1つの手です。

日報を書くタイミングを決める

1つの作業の区切りごとに書く、1日の最後にまとめて書くなど、あなたが振り返りやすいように日報を書くタイミングを決めておきましょう。

タイミングを決めておけば、日報を提出し忘れたり、書き忘れたりして、後日に思い出しながら日報を書く…などの困った事態を防ぐことができます。

ツールを活用する

Excel、チャット、メールなどで日報を書いている場合、日報を書くことに特化したツールを利用することで、日報作成がグッと楽になる場合があります。

例えば弊社では、以前はExcelで日報を書いていましたが、自社開発した日報管理システム「Power-Report」を利用することで、日報確認や作業時間の集計などにかかる時間を大幅に削減することができました。

→　詳細は Power-Report公式サイト をご覧ください

▼　導入事例（PDF）のダウンロードはこちら

まとめ

今回は、日報を書く効果やメリット、また日報作成に役立つ工夫についてご紹介しました。
日々の日報作成に少しでもお役立ていただけますと幸いです。