プロジェクト収支管理～プロジェクトの赤字を防ぐ～

【執筆者プロフィール】
こんにちは！株式会社福岡情報ビジネスセンター眞清水です。
エンジニアとして入社しシステム開発業務を経て、現在Webマーケターとして主にMAの運用責任者として活動中です。
自身の経験を通し少しでも情報提供できればと思いますので
ぜひご一読いただければ幸いです。

今回は「プロジェクト収支管理～プロジェクトの赤字を防ぐ～」について執筆してみました。ぜひご覧ください！

＜前回記事＞
メルマガ担当が考える～メルマガの本当の狙いと次のアクション～

プロジェクト収支管理とは

プロジェクト収支管理は、期首に掲げた目標を達成するため、プロジェクトごとの原価を適切なタイミングで把握することが重要です。例えば、仕掛中のプロジェクトの収支が完了時まで把握できないような状態だとプロジェクト収支管理の精度はあがりません。プロジェクト収支管理を行うためには、目標、受注額、原価の3つの要素をしっかりと把握する必要があります。

『目標』
プロジェクトでは利益目標が設定されます。どれくらいの労務費（作業工数）、外注費、交通費、仕入などが発生するかを予測し、十分にビジネスが成立することを確認し、PMOの承認を経て体制が組まれます。

『受注額』
顧客要件に合わせて、労務費、外注費、交通費、仕入を積算した見積書が作成され、見積条件に合意し受注するとプロジェクトが始まります。

『原価』
プロジェクトでは、上述の通り労務費、外注費、交通費、仕入など様々な原価が発生します。プロジェクトの成功の鍵を握るのは原価推移をどれだけ把握し、品質、費用、納期を担保、コントロールできるかです。

プロジェクト収支管理の課題

リアルタイムにプロジェクトの状況が把握できなければ、異常プロジェクトが発生していても検知が遅れ、時には大きな赤字プロジェクトになる事があります。他にも、管理職が収支を把握するため月次ごとに集計業務に多くの時間を費やしていたり、現場が毎日実績を登録できないといった弊害もあります。プロジェクトの成功の鍵は日々プロジェクトメンバーの原価をリアルタイムに管理し集計することで原価を抑え利益を出すことです。

プロジェクト収支管理のやり方（Excel編）

Excelは導入費用がかからず、手軽に利用できるため、多くの企業でプロジェクト収支管理に利用されています。特別な技術がなくてもテンプレートも多数存在していて管理できる点がメリットです。ですが、Excelでプロジェクト収支管理を行うとデメリットもあります。

①「容量が増えると、処理スピードが遅くなる」
Excelはデータ量や複雑な関数が増えると処理速度が遅くなります。例えばVLOOKUPやCOUNTIF(S)という関数（検索条件に合った数値を抽出・集計する関数）は、検索範囲が多ければ多いほど計算に時間がかかります。処理速度の低下によって作業効率が落ちてしまい、結果として作業者の工数が増えてしまうこともあるでしょう。またファイルサイズが大きくなると、ファイルが壊れるリスクも高まります。

②「リアルタイムに共有が行えない」
Excelはアウトプット用のツールとして活用することが望ましく、データベース的な利用はデータ量が多くなるほど、関わる人数が多くなるほど排他が難しくなり不便が生じます。

プロジェクト収支管理のやり方（ツール編）

効率的かつ適正な管理には、プロジェクト収支管理ツールのような、プロジェクトに関する業務を一括管理できるツールが有効です。そこで最後にプロジェクト収支を管理する方がより”楽”にプロジェクト収支管理を実現できるツールをご紹介します。ご紹介するツールは『Power-Report』というツールです。

『Power-Report』は、IT・Web系のプロジェクトチームに最適な「クラウド日報管理システム」です。「業務内容」「作業時間」「原価・粗利」を見える化し”情報共有”と”原価管理”の課題を解決します。特徴として、Power-Reportでプロジェクト収支管理を行うことで、原価管理がカンタンにできるようになります。案件ごとの稼働工数を自動集計し、基本単価と掛けて原価を算出。プロジェクト収支改善の気づきを与えてくれることによって「赤字プロジェクトを未然に防ぐ」ことができます。

詳しくは下記の画像をクリックいただくと製品ページに遷移します。また、『Power-Report』は「60日間の無料トライアル期間」も設けていますのでのでぜひお気軽に弊社までお問い合わせください！