電話・FAXでの受注業務をやめたい人必見！受注業務を自動化するWEB受注システムとは？
目次
電話・FAXでの受注業務で起こる悩み
電話やFAXで受注業務を行う際、次のようなお悩みはありませんか？
①FAXのための出社
取引先とFAXでやりとりをしている場合、毎日確認のために出社しなければなりません。
また、働き方改革で会社がテレワークを実施していても、FAX業務のために出社しなければならないケースもあります。
②大量の紙の保管
FAXで送られてきた注文書などのファイルリング作業に時間がかかり、また、書類を探す手間、保管場所問題などもあります。
③受注データの手入力作業
注文書を見ながら基幹システムに手入力するため人為的なミスが起こりやすく、また、注文書に不備があったり、読み取りづらい文字があったりした場合は電話で直接確認しなければなりません。
④受注業務のブラックボックス化
取引先から「FAXで送った注文書届いてる？」というようなお問い合わせがあった際に、誰がいつどのように対応したのかが分からず、確認作業に時間がかかることがあります。
⑤業務時間外の電話対応
取引先と営業時間の違いがあったり、急ぎの連絡事項があったりした場合は営業時間外にも電話がかかってくることがあり、やむを得ず残業をするケースがあります。
⑥曖昧な発注連絡
電話で「いつものをこの前と同じ数」など、慣れてしまうと曖昧な発注をされるケースがあります。もし想像する内容が誤っていた場合、不要な製造、発注、出荷を行うことになりコストと時間の損失は大きくなります。
以上のように電話やFAXで受注業務を行う場合、人為的なミスや時間ロス、認識のズレなどが発生し、業務全体に負担がかかることがあります。
WEB受注システム導入のメリット
WEB受注システムとは？
WEB受注システムとは、WEB上で商品やサービスの注文を受け付け、処理するためのシステムです。
WEB上で受注業務を行うことで、取引先とのスムーズなやり取りを可能にし、業務効率化を実現します。
WEB受注システムは、小規模な個人事業主から大規模な企業まで、さまざまな規模のビジネスで利用されています。
WEB受注システム導入のメリット
①電話やFAXの削減
WEB受注システムを導入することで、取引先はWEBサイトを通して注文を行うので、電話やFAXで注文受付を行う必要がなくなります。また、在庫状況や価格などオンラインで確認できるため、取引先からの問い合わせの電話やFAXを削減できます。
▼ 受注システム導入のポイントはこちら ▼
②手入力業務の削減
取引先がWEBで入力した情報は、WEB受注システムによって自動でデータベースに格納されます。また、在庫状況もリアルタイムに更新されるため、手動での調整や確認作業が不要になります。
WEB受注システムにある受注データを基幹システムへ連携することで、手入力の手間をなくし、人的ミスを防ぐことができます。
③管理の可視化
注文履歴より、誰が何を注文したか、発送済みか否かなどの情報をシステム上で追跡できます。そのため、取引の過程が明確に分かり、問題が発生した場合も素早く対応できます。
④24時間注文受付が可能
WEB受注システムはWEB上で24時間稼働するので、取引先はいつでも商品を注文することが可能です。これにより営業時間外の電話に悩まされることなく、かつ休日でも注文の受け付けが可能であるため注文を取りこぼしません。
WEB受注システムの導入前と導入後の比較
従来の受注業務では、電話やFAXでの注文内容の確認と手入力作業に業務時間の大半を費やしていました。
しかし、WEB受注システムの導入により、大幅な業務削減が期待できます。そして、空いた時間で営業活動・品質上場に活用できます。
取引先のメリット
WEB上で注文のやり取りを行うということは、取引先にも次のようなメリットがあります。
①発注書作成の時短
②FAX送信が不要となる
③スマホでどこでも発注が可能になる
④効率的な発注が可能となる
⑤発注担当者が複数名いる場合、情報の共有が容易になる
⑥発注履歴の確認が容易になる
⑦仕入れ金額の確認が容易になる
これらが可能になることで、発注に関わる業務も大幅な改善が見込まれます。
このようにWEB受注システムの導入は、取引関係の相互にメリットをもたらします。
【注意点】
業務プロセスによっては、電話やFAXの運用を変えない判断をされる場合もありますので、WEB受注システムの導入はこの点を考慮する必要があります。
WEB受注システムの選定ポイント
～パッケージとスクラッチ～
WEB受注システムは、主に「パッケージ（既製品）」と「スクラッチ（自作）」の2つのアプローチで導入できます。
パッケージ（既製品）とは
パッケージとは、既に開発されたWEB受注システムのソフトウェアやサービスです。
【メリット】
・比較的コストが抑えられる。
・短期間で導入できる。
・標準的な機能が備わっている。
【デメリット】
・カスタマイズ性が低く、特有の業務
プロセスへの対応が難しい。
スクラッチ（自作）とは
スクラッチとは、ビジネスのニーズに合わせてゼロから独自に開発することです。
【メリット】
・カスタマイズ性が非常に高く、特有の業務プロセスに対応できる。
・システムの柔軟性が高く、機能の変更や拡張に対応しやすい。
・ビジネス要件に合わせて開発するため、必要な機能だけが組み込まれ、余分な機能が
省かれパフォーマンスが向上する
【デメリット】
・開発に時間とコストがかかる。
開発に時間とコストがかかるスクラッチ開発ですが、ビジネス要件に合わせたカスタマイズが可能なため、既存の受注業務の課題をピンポイントで解決できます。
▼ スクラッチ開発についてはこちら ▼
まとめ
以上、電話やFAXでの受注業務などで悩まれている方に向けて、その解決策ついてご紹介しました。
【WEB受注システム導入のメリット】
①電話やFAXの削減
②手入力業務の削減
③管理の可視化
④24時間注文受付が可能
WEB受注システムは、主に「パッケージ（既製品）」と「スクラッチ（自作）」の2つのアプローチで導入できます。
福岡情報ビジネスセンターでは、お客様の要件に合わせたパッケージの紹介、スクラッチ開発のどちらも提案が可能です。まずはお気軽にご相談ください。
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