電話・FAXでの受注業務をやめたい人必見！受注業務を自動化するWEB受注システムとは？

電話・FAXでの受注業務で起こる悩み

電話やFAXで受注業務を行う際、次のようなお悩みはありませんか？

①FAXのための出社
取引先とFAXでやりとりをしている場合、毎日確認のために出社しなければなりません。
また、働き方改革で会社がテレワークを実施していても、FAX業務のために出社しなければならないケースもあります。

②大量の紙の保管
FAXで送られてきた注文書などのファイルリング作業に時間がかかり、また、書類を探す手間、保管場所問題などもあります。

③受注データの手入力作業
注文書を見ながら基幹システムに手入力するため人為的なミスが起こりやすく、また、注文書に不備があったり、読み取りづらい文字があったりした場合は電話で直接確認しなければなりません。

④受注業務のブラックボックス化
取引先から「FAXで送った注文書届いてる？」というようなお問い合わせがあった際に、誰がいつどのように対応したのかが分からず、確認作業に時間がかかることがあります。

⑤業務時間外の電話対応
取引先と営業時間の違いがあったり、急ぎの連絡事項があったりした場合は営業時間外にも電話がかかってくることがあり、やむを得ず残業をするケースがあります。

⑥曖昧な発注連絡
電話で「いつものをこの前と同じ数」など、慣れてしまうと曖昧な発注をされるケースがあります。もし想像する内容が誤っていた場合、不要な製造、発注、出荷を行うことになりコストと時間の損失は大きくなります。

以上のように電話やFAXで受注業務を行う場合、人為的なミスや時間ロス、認識のズレなどが発生し、業務全体に負担がかかることがあります。

WEB受注システム導入のメリット

WEB受注システムとは？

WEB受注システムとは、WEB上で商品やサービスの注文を受け付け、処理するためのシステムです。
WEB上で受注業務を行うことで、取引先とのスムーズなやり取りを可能にし、業務効率化を実現します。
WEB受注システムは、小規模な個人事業主から大規模な企業まで、さまざまな規模のビジネスで利用されています。

WEB受注システム導入のメリット

▼　受注システム導入のポイントはこちら　▼

WEB受注システムの導入前と導入後の比較

従来の受注業務では、電話やFAXでの注文内容の確認と手入力作業に業務時間の大半を費やしていました。

しかし、WEB受注システムの導入により、大幅な業務削減が期待できます。そして、空いた時間で営業活動・品質上場に活用できます。

取引先のメリット

WEB上で注文のやり取りを行うということは、取引先にも次のようなメリットがあります。

これらが可能になることで、発注に関わる業務も大幅な改善が見込まれます。
このようにWEB受注システムの導入は、取引関係の相互にメリットをもたらします。

WEB受注システムの選定ポイント　
～パッケージとスクラッチ～　

WEB受注システムは、主に「パッケージ（既製品）」と「スクラッチ（自作）」の2つのアプローチで導入できます。

パッケージ（既製品）とは

パッケージとは、既に開発されたWEB受注システムのソフトウェアやサービスです。

スクラッチ（自作）とは

スクラッチとは、ビジネスのニーズに合わせてゼロから独自に開発することです。

開発に時間とコストがかかるスクラッチ開発ですが、ビジネス要件に合わせたカスタマイズが可能なため、既存の受注業務の課題をピンポイントで解決できます。

▼　スクラッチ開発についてはこちら　▼

スクラッチ開発におけるアジャイルとウォーターフォールの違い

まとめ

以上、電話やFAXでの受注業務などで悩まれている方に向けて、その解決策ついてご紹介しました。

【WEB受注システム導入のメリット】
①電話やFAXの削減
②手入力業務の削減
③管理の可視化
④24時間注文受付が可能

WEB受注システムは、主に「パッケージ（既製品）」と「スクラッチ（自作）」の2つのアプローチで導入できます。

福岡情報ビジネスセンターでは、お客様の要件に合わせたパッケージの紹介、スクラッチ開発のどちらも提案が可能です。まずはお気軽にご相談ください。

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